Gary's Blog: 2012 德奧捷 - 中歐管樂節規劃經驗

在 2012 的旅程計畫，協助樂團規劃中歐管樂節也是蠻難得的經驗。

對於學校樂團的暑期出國參訪交流活動 (註)，中歐管樂節幾乎佔了天時、地利與人和等優勢。

中歐管樂節每年的舉辦時間大都在七月份的第二個週二到週日之間，這段期間剛好也是學校開始放暑假與暑期課程之間的空檔，在時間上有「天時」的優勢。在地點上，奧地利音樂風氣鼎盛，更是愛樂者必去朝聖的國度，在地點上佔了「地利」的優勢。至於「人和」的部份，樂團家長的支持則是不可或缺的部份。

中歐管樂節的主辦城市是奧地利的 Schladming，在先前文章中也大略提過，這篇的重點先放在中歐管樂節的活動規劃經驗。

在中歐管樂節的官網 http://www.mideurope.at/index.php/en/ 上可以找到大部分資訊。例如， 2013 年報名截止日期是 2013/3/18、報名費用是 275 EUR、必須在中歐管樂節停留至少三天、必須透過當地觀光局訂房等規定... 原本以為參加管樂節大概就是填好報名表、付錢，然後主辦單位就會把在當地的食、住、行、娛樂等詳細行程規劃好，樂團只要開心出遊即可。在開始和官方單位接洽後，才發現案情並不單純...

首先遇到的問題是，雖然在官網上有列出聯絡窗口資訊，Email 請對方提供在當地三天的細節行程規劃時，對方回覆說和音樂相關的部份的聯絡窗口是音樂節的工作人員 Lena，非音樂 (食、住、行、娛樂）相關的聯絡窗口則是 Schladming 觀光局的 Tanja 和 Johannes。

雙窗口的規劃方式，就主辦單位來說也許是合理的配置，但是對演出的樂團來說，造成很大的問題。因為當地的行程安排上，除了配合主辦單位規劃的演出時間之外，樂團期望可以趁著演出的空檔，參訪附近的景點。由於主辦單位延後報名截止日期(不知道是否因為報名不太踴躍?)，因此演出的行程遲遲未能確定，也因此影響了當地旅遊行程的規劃。此外，在規劃當地的參訪行程時，雖然觀光局會給些建議，但是還是必須自行研讀當地的旅遊資訊 (例如 Summer Card、Bus 時刻表...) 來決定如何安排演出間的空檔時間。

▼ 2012/7/12 和音樂節主要工作人員合照，自左至右分別是 Tanja, Lena, Gary, Johannes

在確認演出時間表之後，總算可以規劃旅遊行程。由於這個團的成員共有 120 人，在人員的移動以及行程景點的安排上都必須考量進去。例如，選擇的參訪地點是 Dachstein Glacier 冰河和 Planai 纜車，這兩個行程都得搭乘當地的 Bus 再接纜車上下山。在 Bus 部分，當地公車的班次並不頻繁，大概一個小時才有一班，在時間上必須抓好參訪時間，此外，還得另外透過觀光局事先通知 Bus 公司，派出額外的 Bus 來接駁這 120 人次；在登山的纜車部分，則必須考量纜車的乘載量以及纜車營運時間來做安排；此外，還得考量用餐地點、樂器的存放、演出服裝更換、歐洲人「浪漫」的處事方式等問題。

雖然音樂節以外的旅遊行程委由旅行社處理 (旅行社提供每 30 人一位 FOC (免費) 的名額)，先前的旅行經驗還是有助於節省團費 (例如匯率和機場稅的變動) 。在音樂節的費用部分，每個參加者的費用是固定的，但是在和主辦單位「協調」後，還是有些小小的商量空間。(最後爭取到 200 EUR 的當地交通補助、486 EUR 的「學者補助」以及 24 EUR 的餐食補助等...)
剛才看一下紀錄，在協助規劃的過程中，除了越洋電話之外，往來的 Email 更是超過百封。過程雖然有點辛苦，不過，可以協助完成這個專案，也是有點小小成就感。